Arjen van Berkum | Technology & Contract Management Evangelist

Het is een bijzondere tijd. Vrijwel alle gebruikers van tijdelijke arbeid zijn op zoek naar oplossingen, die leiden tot kostenreductie. En hoe verbazingwekkend. Waar komen vrijwel alle leveranciers mee?

Een Cost Awareness Workshop: “Hallo, we geven geld uit aan externe arbeidskrachten…”
Hmmm. Zou er een diepere achtergrond achter al deze workshops zitten? Bestaat er ergens een goeroe, die heeft bedacht en geopperd dit te doen?

Gezellig met de klant praten over mogelijkheden om kosten te besparen. Voorstellen doen op het niveau van ‘geef mij wat meer, dan doe ik het goedkoper’. Zulke resource aanbieders komen bij bosjes voorbij. Je zou haast denken, dat het totale collectieve vermogen van de leveranciers is uitgeput. Of toch niet? Waar is de delivery kant gebleven? Total Cost of… In plaats van laagste inkoopprijs?

In de film Armageddon zit een geweldig citaat (beetje uit verband gerukt maar in context erg leuk). Vlak voor de lancering van de raket zegt de ene astronaut tegen de andere: “gaaf he, we zitten op 4 miljoen liter brandstof, een kernkop en 225.000 onderdelen geleverd door degene die dat het goedkoopste heeft aanbesteedt, voelt dat niet veilig?”….

Ik denk dat heel veel bedrijven, en dan vooral de managers, verleerd zijn wat het is om langs de afgrond te lopen. Ze zijn niet meer ‘razor sharp’. Winsten ontstonden te eenvoudig. En van sturen op kostenbewust (dat is dus zowel over de as van Prijs alsmede die van Kwaliteit leiden) geld uitgeven, het moeten denken in rendement (kosten-baten), is niet of nauwelijks sprake geweest. Als een businesscase goed was, zette men deze uit; zich daarbij niet realiserend dat er misschien betere casussen te vinden waren. Men had geen idee, dus bij een probleem kocht men gewoon een stapel externe adviseurs in.

Cost Awareness (kostenbewustzijn) begint in mijn optiek bij de uitgevers van het geld. Een relatie van me, directielid bij een middelgrote bank, drukt al jaren zijn IT kosten uit in het aantal nieuwe hypotheken die hij hiervoor moet verkopen. De meeste IT-mensen vinden dat niet leuk. De kostenkant vindt het al helemaal niet gaaf, om geconfronteerd te worden met hoeveel de ‘voorkant’ wel niet moet presteren om het hoofd boven water te houden.

In mijn bescheiden (ahum…) optiek zijn er drie grote ‘cost drivers’ (ofwel kosten opdrijvende onderdelen) aan te wijzen binnen elk bedrijf: de inkopers (dat wat ingekocht wordt), het team van Human Recources (de mensen in het bedrijf) en de afdeling Finance (waar komt het geld vandaan en hoe wordt het ingezet).

Natuurlijk zijn de mensen van de IT en Facilitair Management ook een vorm van overhead, maar ik bezie dat als in te kopen diensten. HR zie ik als degene, die zou moeten snappen waar de kosten van mensen vandaan komen. Bij Finance werken de mensen, die mijn inziens bedenken wat ze moeten doen met het geld en waar ze het anderzijds vandaan moeten halen. Inkopers kopen goederen en diensten in, die weten ook een deel van de uitgavenpost.

Dit zijn, hoe verbazingwekkend voor hen die mijn blog al even volgen, de drivers van Resource Management. Een kunst maken van investeren op het juiste moment, tegen het juiste bedrag en met de juiste werktijd van de juiste mensen, om het maximale rendement te halen.

Terug naar de Cost Awareness Workshop. Deze worden gegeven door mensen, die vaak geen idee hebben wat er nou eigenlijk echt toe doet. De vraag (demand) in een organisatie is vaak ongelimiteerd en de levering (supply) is dat veelal niet. Als er al een governance afdeling is, bestaat deze regelmatig uit slechts een stafclub met weinig tot geen rechten om projecten te verbieden. Immers, de business verdiende het geld als water en wilde blijven innoveren en blijven groeien. De IT-afdeling mocht het allemaal aaneen proberen te vlechten en kon niet duidelijk maken waarom dingen niet konden. De verkoper moet nu de klant die altijd maar kon inkopen wat hij wilde, gaan overtuigen van de noodzaak om vooral zijn ding te kopen en niet die van de competitie.

Tja, Cost Awareness… is dat in de praktijk meestal niet veel meer dan trachten anderen te laten denken, dat ze toch vooral bij jou moeten blijven kopen?